Dokumentenlenkung stellt sicher, dass für jedes verbindliche Dokument feststeht, welche Fassung gilt, wer sie freigegeben hat und wer sie gelesen hat. In vielen Unternehmen geschieht das manuell: Freigaben werden im Word-Dokument unterschrieben, Lesebestätigungen ausgedruckt und abgeheftet oder per Rundmail eingesammelt. Im ICKEwiki werden Freigaben, Versionen, Bestätigungen und Wiedervorlagen im System geführt und sind jederzeit nachvollziehbar.
Begriff und Grundsätze
Dokumentenlenkung ist ein festgelegter Freigabe-Workflow für die verbindlichen Dokumente eines Unternehmens. Er regelt, wer einen Entwurf bearbeiten darf, wer ihn prüft und wer ihn freigibt. Dazu gehören:
- Entwurf und gültige Fassung sind getrennt. Bearbeitet wird ein Entwurf; verbindlich ist ausschließlich die freigegebene Fassung, und zwar ab dem Zeitpunkt der Freigabe.
- Jede Fassung ist lückenlos versioniert. Frühere Stände bleiben abrufbar, Unterschiede lassen sich vergleichen.
- Freigaben erfolgen namentlich. Für jede Fassung ist erkennbar, wer sie verantwortet.
Gelenkte Dokumente und Nachweise
In den von uns betreuten QM-Wikis werden in der Regel drei Arten von Dokumenten unterschieden:
- Normative Dokumente legen fest, wie gearbeitet wird, vor allem Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen. Sie werden gelenkt, also geprüft, freigegeben und versioniert.
- Nachweisdokumente belegen die Durchführung einer Tätigkeit, etwa die Temperaturliste eines Kühlschranks, der Reinigungsnachweis oder die Teilnahme an einer Schulung. Sie werden regelmäßig ausgefüllt und bestätigt, aber nicht freigegeben.
- Große Dateien wie CAD-Zeichnungen bleiben auf dem Netzlaufwerk und werden im Wiki verlinkt.
Ein- und zweistufige Freigabe
Die Freigabelogik legt fest, wer an einem Dokument beteiligt ist. Häufig ist sie zweistufig: Eine Person verantwortet die fachliche Richtigkeit, eine zweite – meist die Abteilungsleitung oder die Geschäftsführung – gibt den Prozess als Ganzes frei. Für weniger kritische Dokumente genügt oft eine Stufe.
Jede freigegebene Fassung erhält eine Versionsnummer. Der Vergleich zweier freigegebener Fassungen zeigt alle Änderungen zwischen den Freigaben in einer Übersicht; einzelne Zwischenstände müssen dafür nicht durchgesehen werden.
Auch der Grund einer Änderung wird dokumentiert: Die meisten unserer Kunden schreiben vor, dass beim Speichern eine Zusammenfassung der Änderung eingetragen wird.
Lesebestätigung je Fassung
Alle Mitarbeitenden, die nach einem Dokument arbeiten, bestätigen im Wiki, dass sie es gelesen haben. Die Bestätigung bezieht sich auf eine bestimmte Fassung: Wird ein Dokument geändert und neu freigegeben, ist es erneut zu lesen und zu bestätigen.
Das gilt für Verwaltung und Produktion gleichermaßen: Auch Mitarbeitende an der Maschine müssen ihre Arbeitsanweisungen kennen und bestätigen. Da ICKEwiki Open Source ist, entstehen dafür keine Lizenzkosten pro Person, auch wenn mehrere Hundert Mitarbeitende nur zum Lesen und Bestätigen Zugang benötigen.
Prüfintervalle und Wiedervorlage
Gelenkte Dokumente werden regelmäßig auf Aktualität geprüft. Im ICKEwiki erhält jedes gelenkte Dokument eine verantwortliche Person oder Gruppe und ein Prüfintervall, zum Beispiel 30 Tage oder ein Jahr. Bei Fälligkeit werden die Verantwortlichen benachrichtigt; sie überarbeiten das Dokument oder bestätigen, dass die aktuelle Fassung weiterhin gilt.
Die QM-Verantwortlichen sehen in eigenen Übersichten, welche Prüfungen fällig sind und welche Lesebestätigungen ausstehen.
Rechte und Berechtigungen
Im QM-Einsatz erstellen und ändern in der Regel wenige berechtigte Personen die Vorgaben; die übrigen Mitarbeitenden lesen und bestätigen sie und melden Änderungsbedarf. Die dafür nötige Rechteverwaltung ist in ICKEwiki enthalten: Für jeden Bereich und jede Seite lässt sich festlegen, welche Personen oder Gruppen lesen, bearbeiten, Dateien hochladen oder löschen dürfen sowie wer Fassungen freigibt. Benutzer und Gruppen können aus einer bestehenden Benutzerverwaltung übernommen werden, etwa per Single Sign-on.
Für die Einführung bedeutet das: Die Belegschaft muss weder Wiki-Syntax noch eine neue Arbeitsweise erlernen. Sie benötigt lediglich Zugriff auf die gültige Fassung und die Möglichkeit, das Lesen zu bestätigen.
Grenzen
Office-Dokumente lassen sich im Wiki ablegen, verlinken und durchsuchen, aber nicht direkt darin bearbeiten. Wer Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen weiterhin in Word, Excel oder PowerPoint pflegen möchte, findet dazu Hinweise unter Einsatzbereiche eines QM-Wikis.
Häufige Fragen
Welche Dokumente müssen gelenkt werden?
Gelenkt werden die Dokumente, die vorgeben, wie gearbeitet wird: Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und weitere verbindliche Vorgaben. Nachweise wie Prüflisten oder Schulungsnachweise werden nicht freigegeben, sondern ausgefüllt und bestätigt.
Was ist ein gelenktes Dokument?
Ein Dokument, dessen Weg geregelt ist: Es gibt einen Entwurf und eine freigegebene Fassung, eine verantwortliche Person, eine namentliche Freigabe, eine lückenlose Versionsgeschichte und – wo nötig – Lesebestätigungen der Mitarbeitenden.
Geht Dokumentenlenkung mit einem Wiki?
Ja. Versionen, Änderungsgeschichte und Rechteverwaltung sind in ICKEwiki enthalten. Hinzu kommen Freigaben mit Versionsnummer, Lesebestätigungen und Prüfintervalle.
Wie aufwendig ist der Umstieg aus Word?
Die Installation erfordert wenig Aufwand: Ein einsatzbereites ICKEwiki mit Freigabe-Werkzeugen lässt sich an einem Tag einrichten, vorhandene Word-Dokumente lassen sich importieren. Der größere Aufwand ist fachlicher Art: Bestände sichten, bereinigen und Zuständigkeiten festlegen. Bei gewachsenen, verteilten Ablagen kann das mehrere Wochen dauern.
Demo-Wiki und weitere Informationen
Das Demo-Wiki zeigt ein QM-Wiki mit normativen Dokumenten, Nachweisen und Maßnahmen. Aufbau und Gliederung von Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen beschreibt die Seite QM-Handbuch im Wiki, weitere Anforderungen die Seite ICKEwiki im Qualitätsmanagement. Die begleitete Einführung ist unter ICKEwiki Pro beschrieben.
