In vielen Unternehmen liegt das QM-Handbuch als Word-Dokument auf dem Fileserver; es wird per Unterschrift freigegeben, als PDF verteilt und nach jeder Änderung neu ausgedruckt. Im Wiki wird das Handbuch in einzelne Seiten aufgeteilt. Jeder Prozess steht auf einer eigenen Seite, ist mit den zugehörigen Arbeitsanweisungen und Formblättern verlinkt und wird einzeln freigegeben und von den Mitarbeitenden bestätigt.
Inhalte des QM-Handbuchs
Seit der Revision 2015 schreibt die ISO 9001 kein QM-Handbuch mehr ausdrücklich vor. Viele Unternehmen führen es dennoch, weil es die Vorgaben an einem Ort bündelt. Der Umfang unterscheidet sich erheblich. In den von uns betreuten QM-Wikis finden sich regelmäßig folgende Bestandteile:
- Prozessbeschreibungen: die dokumentierten Abläufe des Unternehmens. Sie sind in jedem QM-Handbuch enthalten.
- Arbeitsanweisungen: je nach Unternehmen umfassend oder nur für ausgewählte Tätigkeiten.
- Vorlagen für Nachweise: etwa Prüflisten, Reinigungs- oder Schulungsnachweise, die regelmäßig ausgefüllt und bestätigt werden.
- Mitgeltende Unterlagen: Formblätter, Datenblätter und Notfallpläne, auf die Prozesse und Anweisungen verweisen.
Welche weiteren Inhalte eine bestimmte Norm verlangt, ist mit der QM-Beratung zu klären. Das Wiki stellt die Struktur bereit; die Inhalte legt das Unternehmen fest.
Unterschied zwischen Prozessbeschreibung und Arbeitsanweisung
Beide sind verbindliche Vorgaben, unterscheiden sich aber in Gegenstand und Detaillierung.
| Prozessbeschreibung | Arbeitsanweisung | |
|---|---|---|
| Gegenstand | Ablauf eines Vorgangs und Beteiligte | Ausführung einer einzelnen Tätigkeit |
| Umfang | ein ganzer Ablauf, oft über Abteilungen hinweg | ein Arbeitsschritt an einem Arbeitsplatz |
| Typische Form | Ablauf mit Verantwortlichen, oft als Flussdiagramm | Schritt-für-Schritt-Anleitung mit konkreten Vorgaben |
| Beispiel | Vom Einkauf bis zur Buchhaltung | „Vorlage XY verwenden, auf fortlaufende Rechnungsnummern achten, Kopie im Ordner ablegen, Abschluss bis Ende der Kalenderwoche“ |
Die Prozessbeschreibung beschreibt den Gesamtablauf, die Arbeitsanweisung einzelne Tätigkeiten daraus. Im Wiki verweist die Prozessbeschreibung auf die Arbeitsanweisungen, die zu ihren Schritten gehören.
Aufbau einer Prozessbeschreibung
Prozessbeschreibungen folgen in der Regel einem festen Schema. Zentral sind die Verantwortlichkeiten; häufig wird dem Text eine Grafik des Ablaufs vorangestellt. Übliche Abschnitte:
- Definition und Ziel: Gegenstand und Zweck des Prozesses
- Prozessverantwortung: Gesamtverantwortung und Zuständigkeiten für einzelne Teile
- Prozessablauf: die einzelnen Schritte, oft als Tabelle oder Diagramm
- Mitgeltende Unterlagen: Verweise auf Arbeitsanweisungen, Formblätter und Notfallpläne
Für ein einheitliches Schema wird im Wiki eine Vorlage hinterlegt. Neue Seiten im Bereich „Prozessbeschreibungen“ werden automatisch mit dieser Gliederung angelegt.
Gliederung im Wiki
Anstelle von Kapitelnummern gliedert sich das Handbuch im Wiki in Bereiche, die untereinander verlinkt sind. Bewährt hat sich die Aufteilung in drei Teile:
- Verbindliche Dokumente: Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und weitere Vorgaben. Sie werden geprüft, freigegeben und versioniert.
- Nachweise: Dokumente, die auszufüllen, zur Kenntnis zu nehmen oder zu bestätigen sind.
- Maßnahmen (optional): QM-Maßnahmen werden teils im Wiki, teils in einem Ticketsystem gesteuert.
Die Prozessbeschreibungen werden häufig in einer Prozesslandschaft geordnet, etwa nach Management-, Kern- und Unterstützungsprozessen. Teilweise wird zusätzlich zwischen Ablauf- und Aufbaudokumentation unterschieden. Tiefe Hierarchien aus Haupt- und Unterprozessen sind selten; eine weitere Untergliederung erfolgt in der Regel über Arbeitsanweisungen.
Unterschiede zu Word und PDF
- Eine Seite je Prozess. Änderungen betreffen nur die jeweilige Seite, nicht das gesamte Handbuch.
- Freigabe und Lesebestätigung je Dokument. Nach der Änderung einer Arbeitsanweisung bestätigen nur die betroffenen Mitarbeitenden die neue Fassung. Einzelheiten beschreibt die Seite Dokumentenlenkung im Wiki.
- Verknüpfte Dokumente. Prozessbeschreibung, Arbeitsanweisung, Formblatt und Notfallplan sind untereinander verlinkt; große Dateien wie Zeichnungen bleiben auf dem Netzlaufwerk und werden verlinkt.
- Volltextsuche. Die gültige Vorgabe ist über die Suche auffindbar.
Für die Mitarbeitenden ist der Wechsel dennoch eine Umstellung: Eine Prozessseite im Wiki sieht anders aus als das gewohnte Word-Dokument. Diese Gewöhnung ist erfahrungsgemäß die größere Hürde, nicht die Technik.
Einführung in fünf Schritten
- Installation. Ein einsatzbereites ICKEwiki mit Freigabe-Werkzeugen lässt sich an einem Tag einrichten.
- Struktur festlegen. Bereiche, Dokumenttypen, Vorlagen und Freigaberegeln werden mit den QM-Verantwortlichen abgestimmt.
- Bestand übernehmen. Vorhandene Word-Dokumente lassen sich importieren. Der Aufwand liegt in der fachlichen Bearbeitung: Fassungen sichten, Doppeltes zusammenführen, Veraltetes aussortieren.
- Zuständigkeiten festlegen. Pflege, Prüfung und Freigabe werden je Prozess zugeordnet. Bei gewachsenen Ablagen mit vielen Beteiligten kann dieser Schritt mehrere Wochen dauern.
- Bestätigung und Pflege. Die Mitarbeitenden bestätigen die gültigen Fassungen; Prüfintervalle sichern die Aktualität.
Häufige Fragen
Was muss alles im QM-Handbuch stehen?
In jedem Fall die Prozessbeschreibungen, also die dokumentierten Abläufe. Arbeitsanweisungen, Vorlagen für Nachweise und mitgeltende Unterlagen kommen je nach Unternehmen dazu. Welche Inhalte eine Norm im Einzelnen verlangt, ist mit der QM-Beratung zu klären.
Was ist der Unterschied zwischen Prozessbeschreibung und Arbeitsanweisung?
Die Prozessbeschreibung beschreibt einen ganzen Ablauf mit den Beteiligten, oft über Abteilungen hinweg. Die Arbeitsanweisung beschreibt eine einzelne Tätigkeit Schritt für Schritt.
Gibt es ein Beispiel für ein QM-Handbuch im Wiki?
Ja. Das Demo-Wiki enthält das QM-Handbuch eines fiktiven Unternehmens mit Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Formblättern, Notfallplänen und Maßnahmen.
Kann ich mein bestehendes Word-Handbuch übernehmen?
Ja. Word-Dokumente lassen sich importieren. Bei der Übernahme empfiehlt es sich, das Handbuch in einzelne Prozessseiten aufzuteilen und veraltete Inhalte auszusortieren.
Demo-Wiki und weitere Informationen
Das Demo-Wiki zeigt ein beispielhaft aufgebautes QM-Wiki. Einsatzbereiche und Grenzen eines QM-Wikis sind auf der Seite ICKEwiki im Qualitätsmanagement beschrieben.
